Administration électronique : « SVE » : saisir l’administration par voie électronique.

Il est désormais possible de saisir l’administration par voie électronique (dite « saisine de l’administration par voie électronique » – SVE).

Cette faculté ouverte depuis le 7 novembre 2015 pour l’Etat et ses établissements publics est étendue à compter du 7 novembre 2016 pour les collectivités locales, leurs établissements publics ainsi que certains organismes spécifiques (par ex. organismes de protection sociale).

Bien que ce type de démarche soit désormais encadré par des textes (cf. art. L.112-1 et suivants du Code des Relations entre le Public et l’Administration [CRPA] et art. R.112-9-1 et suivants CRPA – cf. décret n° 2016-1411 du 20 octobre 2016), il convient d’en maîtriser les modalités. 

Il est au préalable rappelé que ces règles ne portent que sur les modalités de saisine elles-mêmes : les délais et voies de recours doivent être identifiés et connus au cas par cas (voir notamment sur le sujet des délais : La prescription administrative est fixée à un an ! – brève Redlink 19/07/2016).

1- Par quel moyen saisir l’administration par voie électronique ?

La saisine doit se faire :

• par priorité au moyen du télé-service existant prévu à cet effet (de façon ciblée ou générique) : cela signifie que si le portail de l’administration dispose d’un système spécifique à ce titre, il doit impérativement être utilisé (à défaut la SVE ne sera pas recevable) ;
  • étant précisé qu’un télé-service peut prendre la forme :
    • d’une télé-procédure, ou
    • d’une procédure de saisine électronique :
      • soit par formulaire de contact,
      • soit par une adresse électronique dédiée.

• par défaut, par courriel, sur l’adresse électronique de l’administration : dans ce cas il est préconisé d’adresser l’envoi sur l’adresse générique de l’administration ainsi que sur toute autre adresse mail connue (interlocuteur, agent … etc.).

Les modalités de SVE prévues par les textes impliquent donc de vérifier systématiquement sur le ou l’ensemble des portails et sites internet des administrations auxquels on est confronté, les outils mis en place pour permettre une telle Saisine par Voie Electronique.

Si ces modalités sont respectées, il n’est plus nécessaire de doubler/confirmer la saisine par voie de courrier au moyen d’une lettre recommandée avec accusé de réception (ou tout autre forme).

2- Quelles indications mentionner lors de la saisine par voie électronique ?

La saisine doit indiquer :

• les coordonnées de l’auteur de la saisine : l’identification préalable est impérative et il convient d’être vigilant sur ce point :
  • si le télé-service ne comporte pas de rubrique pour renseigner ses coordonnées,
  • si la saisine est faite par courriel.

• ces coordonnées doivent être complètes, c’est à dire qu’elles doivent permettre d’identifier la personne auteure de la demande en indiquant :
  • les coordonnées « physiques », c’est à dire :
    • le nom (et prénom s’il s’agit d’une personne physique),
    • le ou les adresses postales,
    • le ou les adresses électroniques ;
• et, s’il s’agit d’une entreprise, son numéro d’inscription au répertoire des entreprises et de leurs établissements ;
• et, s’il s’agit d’une association, son numéro d’inscription au répertoire national des associations.

Il est préconisé de s’assurer que le ou les adresses électroniques indiquées à l’administration pour répondre fonctionnent et font l’objet d’un suivi systématique.

Il est également possible de demander à l’administration de répondre par un autre moyen que le système électronique (télé-procédure ou courriel) ; elle doit alors s’y conformer.

3- L’Accusé Réception Electronique (ARE) et l’Accusé d’Enregistrement Electronique (AEE).

Tout envoi fait auprès de l’administration doit faire l’objet, de la part de l’administration :

• d’un Accusé Réception Electronique (ARE) instantané, lequel doit indiquer :
  • la date de réception de l’envoi électronique,
  • la désignation du service chargé de son traitement,
  • les adresses électronique et postale de l’administration ainsi que son numéro de téléphone,
  • le cas échéant, si la demande faite peut donner à lieu à une décision expresse ou implicite dans un délai déterminé, ainsi que la mention des délais et voies de recours éventuels

ou, à défaut,

• d’un Accusé d’Enregistrement Electronique (AEE) instantané mentionnant seulement la date de réception de l’envoi électronique ;
  • dans ce cas, l’ARE (Accusé Réception Electronique) doit être adressé sous 10 jours à l’auteur de la demande.

Il est donc préconisé de :

• vérifier très précisément les mentions portées dans l’ARE et l’AEE et identifier les délais consécutifs applicables ;

• relancer l’administration au bout de 10 jours maximum lorsque la demande a seulement fait l’objet d’un AEE ;

• lorsque le système informatique de l’administration saisie ne génère aucun retour :
  • lorsque la SVE se fait par un système de télé-procédure de conserver la copie des démarches de saisine effectuées et de doubler l’envoi au moyen d’un courriel pour donner date certaine à la démarche effectuée ;
  • lorsque la SVE se fait par courriel, de cocher les options d’accuser de réception et de lecture offertes par le logiciel de gestion/création des courriels.

4- L’Administration Electronique est, certainement, un outil de simplification pour les opérateurs économiques dans leurs relations avec l’administration ; toutefois, les opérateurs économiques doivent s’approprier de façon précise ces nouvelles modalités de fonctionnement et d’utilisation pour sécuriser leurs démarches.

A cet égard, l’enjeu majeur pour les opérateurs économiques reste, d’une part, de s’assurer et d’être certain d’avoir effectivement saisie l’administration concernée et, d’autre part, d’être en mesure de démontrer et de justifier de la date à laquelle ils ont effectué leur(s) démarche(s).

 

Alexandre Le Mière
Avocat Associé