Par une recommandation n°19-1 du 6 février 2019, la Commission d’examen des pratiques commerciales fixe les bonnes pratiques en matière de pénalités logistiques.

Rappelons que la CEPC avait déjà indiqué que les pénalités logistiques devraient être calculées sur la base du montant net facturé des commandes (avis n°18-1).

La CEPC précise aussi que la compensation des pénalités avec des sommes dues est licite. Cependant, encore faut-il que les créances réciproques soient certaines, liquides et exigibles et que le fournisseur ait été en mesure de contrôler la matérialité du grief dans un délai et selon des modalités conformes aux bonnes pratiques professionnelles rappelées dans le guide issu de la recommandation n°19-1. En cas de contestation, il ne peut y avoir compensation ou d’une déduction d’office.

Les bonnes pratiques sont les suivantes :

« I – Avant la conclusion du contrat d’approvisionnement prévoyant des pénalités logistiques :
• 1. 1 Prise en compte des conditions logistiques respectives exprimées dans les conditions générales de vente et dans les conditions générales d’achat, dont les clauses doivent être conformes aux usages professionnels.
• 1.2 Nécessité de convenir d’un taux de service adapté à la relation et aux schémas logistiques détaillés et de règles de ponctualité, prévoyant une marge de tolérance contractuelle.
• 1.3 Détermination de montants des pénalités respectant la proportionnalité et la réciprocité dans la relation commerciale.
• 1.4 Mise en place de mécanismes d’anticipation et d’information permettant aux parties de s’adapter, dans des délais suffisants, aux aléas de la chaîne d’approvisionnement logistique.
• 1.5 Les frais administratifs liés notamment aux procédures de retrait et rappel des produits ne constituent pas des pénalités logistiques.

II – L’exécution du contrat d’approvisionnement comportant des pénalités logistiques :
• 2.1 Les procédures de commandes et les délais de livraison, qui sont validés par les parties, doivent concourir à une prévisibilité suffisante dans leurs engagements.
• 2.2 Le principe du respect des horaires de livraison doit faire l’objet d’une tolérance dans l’évaluation des écarts constatés et justifiés, le cas échéant.
• 2.3 La CEPC encourage et recommande les démarches de progrès qui visent, au-delà de la simple relation contractuelle, à l’optimisation des flux logistiques au bénéfice des parties prenantes. Toute modification de la chaîne d’approvisionnement au cours de la relation commerciale doit être précédée d’une concertation et renégociation des obligations contractuelles, le cas échéant.

III – Le règlement des litiges liés à l’application des pénalités logistiques :
• 3.1 La concertation préalable et les échanges entre responsables identifiés doivent primer sur l’application systématique des pénalités.
• 3.2 Le respect du taux de service et le respect de la ponctualité s’apprécient de manière contradictoire.
• 3.3 Ils doivent être appréciés en tenant compte également, outre la force majeure, d’autres circonstances indépendantes de la volonté des parties et extérieures aux parties.
• 3.4 Toute déduction d’office est prohibée.
• 3.5 Les mécanismes de paiement par compensation supposent que les créances respectives soient certaines, liquides et exigibles.
• 3.6 Les procédures relatives à l’application des pénalités doivent être fluides et s’appuyer sur des échanges documentés entre les parties.
• 3.7 Elles doivent être encadrées dans des délais suffisants et précis, évitant le recours aux pénalités pour des circonstances lointaines ou imprécises que le temps rend inopposables. »

Concernant les livraisons, la CEPC recommande, « pour tenir compte des aléas liés au transport, une tolérance sur les horaires d’arrivée. Il importe d’informer le contractant, de tout retard, dans le délai contractuellement fixé », mais également en contrepartie de la ponctualité exigée du fournisseur notamment, « le distributeur doit mettre en œuvre les conditions d’un déchargement des livraisons dans les créneaux convenus ».

Elle incite encore à une « démarche de progrès (…) visant à mettre en œuvre des plans d’actions complémentaires renforçant leur démarche collaborative en particulier pour déterminer des délais de prévenance, des procédures de prévision partagée, des objectifs de performance, de fiabilité du référentiel produits, de dématérialisation des flux ou encore des modalités de suivi des approvisionnements, en tenant compte des délais d’adaptation nécessaires aux modifications des flux logistiques ».
La CEPC précise que « le recours à un système de portail électronique ou à des adresses mail génériques mis en place par une des parties ne doit pas être de nature à complexifier la communication et le dialogue dans la relation entre les parties qui doivent toujours avoir la possibilité de résoudre un différend par le biais d’interlocuteurs responsables identifiés. »

Frédéric Fournier
Avocat Associé
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