Nouvelles obligations issues de la Loi Sapin II applicables au 1er janvier 2018

Nouvelles obligations issues de la Loi Sapin II applicables au 1er janvier 2018

Depuis le 1er janvier 2018, les entreprises d’au moins cinquante salariés doivent établir une procédure de recueil des signalements émis par les lanceurs d’alerte, dont les modalités sont précisées par le Décret n° 2017-564 du 19 avril 2017.

La mise en place de ce dispositif d’alerte éthique implique le respect pour les entreprises concernées des obligations suivantes :

  • Désignation d’un référent

Le Décret précise que le référent qui pourra être désigné en interne ou à l’extérieur de l’entreprise devra disposer, par son positionnement, de la compétence, de l’autorité et des moyens suffisants à l’exercice de ses missions. Le Décret prévoit ainsi la possibilité d’externaliser la procédure de signalement en désignant par exemple le cabinet d’avocat conseil habituel de l’entreprise comme référent.

  • Rédaction et diffusion de la procédure de signalement

Les entreprises concernées sont tenues de rédiger diffuser la procédure de signalement par tout moyen, notamment par voie de notification, affichage ou publication, le cas échéant sur son site internet, dans des conditions propres à permettre à la rendre accessible aux membres de son personnel, ainsi qu’à ses collaborateurs extérieurs ou occasionnels.

  • Contenu de la procédure de signalement

Le Décret précise qu’une procédure commune peut être mise en place à toutes les filiales d’un groupe.

L’auteur du signalement doit :

  • adresser son signalement au supérieur hiérarchique, direct ou indirect, à l’employeur ou, le cas échéant, au référent désigné ;
  • fournir les faits, informations ou documents quel que soit leur forme ou leur support de nature à étayer son signalement lorsqu’il dispose de tels éléments ;
  • fournir les éléments permettant le cas échéant un échange avec le destinataire du signalement.
  • Information du lanceur d’alerte

Enfin, le Décret précise que le lanceur d’alerte devra être informé des dispositions prises par l’entreprise concernant :

  • Traitement du signalement : le lanceur d’alerte doit être informé :
    • des conditions dans lesquelles il est informé de la réception de son signalement,
    • du délai raisonnable et prévisible pour le traitement de son signalement,
    • des suites données à son signalement ;
  • Confidentialité : la procédure devra préciser les mesures permettant de garantir la confidentialité de l’auteur du signalement, des faits rapportés, et des personnes visées par le signalement ;
  • Délai de conservation du dossier : le lanceur d’alerte devra être informé des modalités encadrant la destruction des éléments relatifs au signalement, à la clôture du dossier ;
  • Données personnelles : la procédure devra mentionner l’existence d’un traitement automatisé des signalements, mis en œuvre après autorisation de la CNIL.

Nous restons à votre disposition pour vous accompagner dans la mise en place de cette procédure et le respect de ces nouvelles obligations.

Guillaume GOUACHON                                                                                              Avocat au Barreau de Paris

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