Covid 19 : télétravail : comment éviter le redressement URSSAF sur les frais remboursés au salarié ?

  1. L’employeur doit-il prendre en charge les frais liés au télétravail ? OUI

Au préalable on rappelle que la prise en charge des frais de télétravail au salarié est obligatoire.

  1. Les frais remboursés doivent-ils être justifiés par des justificatifs ? NON

L’Urssaf admet que la fourniture de justificatifs ne soit pas systématique pour bénéficier de l’exonération de cotisations et contributions sociales dans le cadre du versement par l’employeur d’une allocation forfaitaire pour le remboursement des frais liés au télétravail.

  1. Les conditions posées par l’URSSAF : allocation en fonction du nombre de jours de télétravail

Selon la Fiche URSSAF du 29 janvier 2021 une allocation forfaitaire de remboursement de frais de télétravail prévue par une convention collective de branche, un accord professionnel ou interprofessionnel, ou un accord de groupe, est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de charges sociales dans la limite des montants prévus par accord collectif, dès lors que l’allocation est attribuée en fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés.
L’allocation forfaitaire globale allouée à un salarié en situation de télétravail est ainsi réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations dans la limite globale de 10 € par mois, pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine (limite augmentant proportionnellement en fonction du nombre de jours de télétravail par semaine : 20 € par mois pour deux jours télétravaillés par semaine, etc.). Désormais, il est également précisé que lorsque l’allocation forfaitaire est prévue par accord collectif, celle-ci est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite des montants prévus par cet accord.
Dans sa fiche actualisée le 29 janvier 2021, l’Urssaf complète les possibilités de remboursement sans justificatifs des frais liés au télétravail. Ainsi, « si l’allocation forfaitaire est prévue par la convention collective de branche, l’accord professionnel ou interprofessionnel ou un accord de groupe, elle est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite des montants prévus par accord collectif, dès lors que l’allocation est attribuée en fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés ». La fourniture de justificatifs n’est alors pas nécessaire pour bénéficier de l’exonération de cotisations et de contributions sociales. Il est toutefois toujours rappelé que lorsque le montant versé par l’employeur dépasse ces limites, l’exonération pourra être admise, mais à « condition de justifier de la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié ».

  1. Comment évaluer l’avantage en nature lié à la mise à disposition d’un ordinateur, d’un téléphone, etc. par l’employeur pour le télétravail

Les téléphones mobiles, micro-ordinateurs portables, tablettes et autres outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) mis à la disposition du salarié de façon permanente, dans le cadre de son activité professionnelle, et au moins en partie utilisés pour un usage privé, constituent des avantages en nature (Arr. du 10 décembre 2002, art. 4). L’administration considère qu’il y a mise à disposition à titre permanent chaque fois que les circonstances de fait permettent au salarié d’utiliser à titre privé – et donc en dehors du temps de travail – ces outils (Circ. DSS/SDFSS/5B nº 2003-07 du 7 janvier 2003).
La détermination de cet avantage est estimée d’après sa valeur réelle ou, sur option de l’employeur, sur la base d’un forfait correspondant à 10 % du coût d’achat public ou du coût annuel de l’abonnement toutes taxes comprises (TTC). L’option vaut pour une année, et l’employeur ne peut en revendiquer rétroactivement le bénéfice pour les années antérieures.
En cas de mise à disposition en cours d’année, l’évaluation sera proratisée en fonction du nombre de mois de mise à disposition. Dans le cas de mois incomplet, c’est le mois intégral qui est pris en compte.
Toutefois, l’avantage en nature peut être négligé lorsqu’un document écrit de l’entreprise stipule que les outils mis à disposition sont destinés à un usage professionnel ou que leur utilisation par le salarié découle d’obligations professionnelles (par exemple, possibilité d’être joint par téléphone à tout moment).
En outre, l’utilisation raisonnable de ces instruments pour la vie quotidienne d’un salarié (appels de courte durée, brèves consultations de serveurs, etc.) dont l’emploi est justifié par les besoins ordinaires de la vie professionnelle et familiale n’est pas considérée comme un avantage en nature.

Benjamin Louzier
Avocat associé