Le 17 décembre 2020, le Conseil d’État a de nouveau indiqué que le protocole national pour assurer la santé et la sécurité des salariés face à l’épidémie de Covid-19, qui impose le télétravail, n’était qu’une recommandation sans valeur obligatoire.

Ceci étant le télétravail est incontournable et il est indispensable d’en fixer les règles soit unilatéralement, soit de préférence dans un accord.

Voici quelques exemples de ce que vous pouvez y mettre.

1. Jusqu’à cinq jours de télétravail par semaine

Définir plusieurs formes de télétravail régulier, à savoir :

– les régimes 1T, 2T, 3T, 4T et 5T se caractérisant par un nombre variant de un à cinq jours de télétravail effectués de manière régulière dans la semaine (1T = 1 jour, etc.). Les demandes de télétravail régulier de 4 ou 5 jours devront rester exceptionnelles, par exemple ;

– le régime 5P correspondant à cinq jours de télétravail permanent par semaine, « justifié par la nature du poste et sa localisation à distance d’un établissement de l’entreprise ».

L’accord peut prendre en compte le télétravail occasionnel prévu dans les cas suivants : pics de pollution engendrant des restrictions de circulation en voiture, conditions météorologiques rendant les déplacements difficiles, situation sanitaire et cas de force majeure, mouvements sociaux et raisons personnelles. Dans ce cadre, les demandes devront systématiquement être approuvées préalablement par le manager et la DRH. Les collaborateurs bénéficiant déjà du télétravail régulier devront déplacer les journées de télétravail en priorité sur ces dates de télétravail exceptionnelles. Le télétravail occasionnel n’ouvre pas le droit aux indemnités de télétravail.

2. Conditions d’éligibilité au télétravail

Le télétravail régulier (régimes 1T, 2T, 3T, 4T et 5T) est ouvert à tous les collaborateurs ayant validé leur période d’essai et ayant au moins six mois d’ancienneté. Ils doivent également disposer d’une autonomie « suffisante », savoir planifier leurs tâches, gérer leur temps de travail, réguler leurs charges de travail, respecter les délais et maîtriser les outils informatiques.

Le télétravail permanent de cinq jours (5P) bénéficie, quant à lui, aux populations amenées à exécuter leurs missions principalement en dehors de leur site de rattachement, auprès des clients et partenaires commerciaux de la région commerciale qui lui a été affectée. Cela concerne ainsi les cadres avant-vente et les cadres commerciaux (vente, gestion commerciale de partenaires ou de marchés spécifiques). Cependant, « pour répondre à des besoins spécifiques liés aux évolutions d’organisation », ce régime pourra être étendu exceptionnellement à d’autres fonctions, après accord du manager et validation de la DRH. Rentrent dans ce régime les salariés qui étaient soumis aux dispositions de la note « mode de fonctionnement du régime NOMADE ».

Quant au lieu de télétravail, il devra être la résidence habituelle située en France dans un espace dédié, calme, doté d’une connexion internet haut débit et d’installations électriques conformes et assuré. À titre exceptionnel et pour une période courte, les salariés pourront solliciter auprès de leur manager un autre lieu de télétravail en France métropolitaine.

3. Organisation du télétravail régulier

Il appartiendra au manager de fixer, dans le cadre du télétravail régulier (régimes 1T, 2T, 3T, 4T et 5T), les journées qui ne seraient pas éligibles au télétravail pour des raisons liées notamment à la continuité de service ou encore à la nécessité de « ménager des journées de présence communes dans les locaux de l’entreprise à l’ensemble de l’équipe ». Il pourra également déterminer, en fonction des impératifs de l’activité, le nombre minimal de collaborateurs de son équipe présents dans les locaux de l’entreprise, et, le cas échéant, arbitrer et planifier leurs jours de télétravail en fonction de ces impératifs. Par ailleurs, les collaborateurs ayant une activité réduite ou à temps partiel, et qui ne rentrent pas dans le cadre du télétravail régulier de quatre ou cinq jours, devront exercer leur activité professionnelle au sein de l’établissement d’appartenance à hauteur de deux jours minimum par semaine. Dans tous les cas, le télétravail donnera lieu à la conclusion d’un avenant au contrat de travail d’une durée limitée d’un an renouvelable par tacite reconduction. Une période d’adaptation d’un mois est prévue durant laquelle le télétravailleur ou le manager peut mettre fin au télétravail moyennant un délai de prévenance de sept jours calendaires. L’accord organise également les modalités de suspension et de réversibilité du télétravail.

Concernant le télétravail permanent de cinq jours (régime 5P), il fera l’objet d’un avenant au contrat de travail spécifique. À défaut de signature de l’avenant, les salariés continueront de se voir appliquer les clauses spécifiques contractualisées dans leur contrat et/ou avenants notamment relatifs aux frais professionnels et indemnisation

4. Equipements et prise en charge des frais

Dans le cadre de l’accomplissement de leurs fonctions en télétravail, l’ensemble des salariés disposera d’un ordinateur portable.

Chaque télétravailleur percevra également une indemnité forfaitaire mensuelle fixée à 10 € pour un jour de télétravail régulier par semaine, 20 € pour deux jours, 30 € pour trois et quatre jours et enfin 50 € pour cinq jours de télétravail régulier ou permanent (régime 5P).

Par ailleurs, les collaborateurs effectuant leur activité professionnelle en télétravail à hauteur de trois jours ou plus (3T, 4T, 5T, 5P), pourront bénéficier d’un défraiement partiel destiné à couvrir l’équipement du bureau (siège, bureau/ table, écran/souris/clavier). Son montant est fixé à 50 % des frais engagés dans la limite de 250 €. Cette dépense sera remboursée une seule fois par période de sept ans de présence du collaborateur dans l’entreprise, sur présentation des factures datées de moins de six mois et en contrepartie d’un engagement de télétravail de trois jours ou plus pour une durée minimale de 12 mois.

Enfin, les collaborateurs bénéficiant de cinq jours de télétravail permanent (5P) pourront obtenir le remboursement des frais professionnels liés aux déplacements entre le domicile et l’établissement d’appartenance ainsi que les frais de consommables bureautique (courrier, crayons, ramettes de papier), sur présentation de factures acquittées de moins de 90 jours, et dans la limite de 60 € par trimestre.

5. Actualiser le DUERP

N’oubliez pas d’actualiser le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) afin qu’il tienne compte des situations de télétravail.

Benjamin Louzier
Avocat Associé